İnşaat ve taahhüt işlerinde bilgi genellikle üç yerde yaşar: Excel dosyaları, WhatsApp grupları ve şantiye şefinin defteri. Bir taşeron çalışanının iş güvenliği belgesinin süresi doldu mu, Kartal şantiyesinde ne kadar demir kaldı, geçen ay aynı malzemeye ne ödendi? Bu soruların cevabı vardır, ama bulmak bir telefon zinciri gerektirir.

İş Yönetim Platformu (İYP), bu bilgiyi tek bir sistemde toplamak için geliştirdiğimiz bir web uygulaması. Bu yazıda neyi neden böyle kurduğumuzu anlatıyoruz.

Kapsam: dört iş, tek ekran

  • Taşeron belgeleri: Taşeron çalışanlarının belgeleri ve sahaya giriş için uygun olup olmadıkları. Belgesi eksik çalışan puantajda uyarıyla görünür.
  • Şantiye stoku: Şantiye bazında stok, malzeme tüketimi ve maliyet.
  • Teklif karşılaştırma: Gelen yeni bir teklif, aynı malzemenin geçmiş alış fiyatlarıyla anında karşılaştırılır.
  • Saha raporu: Tabletten, fotoğraflı ve konumlu rapor.

Kapsamı bilerek dar tuttuk. "Her şeyi yapan ERP" yerine, sahada en çok zaman kaybettiren dört işi iyi yapan bir sistem.

Rol bazlı ekranlar

Bir şantiye şefiyle yönetim kurulu üyesinin aynı ekranı görmesi ikisinin de işini zorlaştırır. İYP'de her kullanıcı kendi rolünün ekranlarını görüyor. Demoda yedi örnek hesap var: firma yöneticisi, İK ve idari işler, farklı şantiyelerden sorumlu iki şantiye şefi, satın alma ve depo, saha personeli ve salt okuma yetkili yönetim.

Saha personeli tablette rapor girer ama düzenleme yapamaz; şantiye şefi yalnızca sorumlu olduğu şantiyeleri görür; satın alma stok, tedarikçi ve teklifleri yönetir; yönetim salt okunur özetleri görür. Yetkiler arayüzde değil sunucuda kontrol ediliyor ve otomatik testlerin bir bölümü tam olarak bunu doğruluyor: bir rolün göremeyeceği veriye API üzerinden de erişememesi, bir firmanın verisinin diğerinden yalıtılmış olması.

Puantaj ve Excel ile barışık olmak

Şantiyede puantaj genellikle Excel'de tutulur ve ay sonunda bordroya elle taşınır. İYP'de puantaj proje ve ay bazlı bir tablo: hücreye dokunup günün kaydı (çalıştı, izinli, raporlu, fazla mesai) girilir, "bugünü doldur" ile toplu giriş yapılır. İK ayı onaylayıp kapatır; kapanan aya ancak gerekçeyle yeniden giriş açılır. Ay sonunda bordro için Excel çıktısı alınır.

Excel'i yok saymak yerine onunla çalışmayı seçtik: çalışan ve malzeme listeleri hazır şablonla Excel'den yüklenebiliyor. Yüklemeden önce önizleme gösteriliyor, hatalı ve tekrar eden satırlar eklenmiyor.

Veri ve güvenlik

Taşeron ve personel kayıtları kimlik bilgisi, IBAN gibi hassas alanlar içerir. Bu alanlar şifreli saklanıyor; kişi kartında yalnızca yetkili kullanıcı "Göster" ile açabiliyor ve her açılış erişim kaydına düşüyor. Girişte iki aşamalı doğrulama kullanılabiliyor. Bir KVKK başvurusu geldiğinde, ilgili kişinin bilgileri, belgeleri, puantajı ve verisine kimin eriştiği tek bir dosya olarak hazırlanabiliyor. Firma yöneticisi de istediği an tüm veriyi Excel ve JSON olarak dışa aktarabiliyor; veri firmanın, sistemin değil.

Testle büyüyen bir sistem

Platform 138 API uç noktasından oluşuyor ve her sürümde 269 otomatik test çalışıyor. Bu sayılar bir övünme değil, bir zorunluluk: stok, maliyet ve belge uygunluğu gibi alanlarda bir hatanın bedeli sahada ödenir. Yeni bir özellik eklendiğinde mevcut hesapların bozulmadığını her seferinde makine kontrol ediyor; böylece değişiklik yapmak korkutucu olmaktan çıkıyor.

Demo neden tarayıcıda çalışıyor?

Bir iş yazılımını anlatmanın en iyi yolu onu kullandırmak. Ama gerçek veriyle demo olmaz, ve her ziyaretçi için sunucu kurmak gereksiz bir maliyet. Bu yüzden İYP demosunu tarayıcıda çalışacak şekilde hazırladık:

  • Gerçek arayüz kullanılıyor; sunucunun yerini tarayıcı içindeki bir demo API'si alıyor.
  • Veriler tamamen sentetik: gerçek TC kimlik numarası, IBAN ya da e-posta yok.
  • Her rol tek tıkla, şifresiz giriş yapıyor; "Demoyu sıfırla" ile her şey baştaki hâline dönüyor.
  • Ziyaretçinin yaptığı değişiklikler yalnızca kendi tarayıcısında kalıyor.

Bu yaklaşım, sıradan bir paylaşımlı barındırma üzerinde bile tam işlevli bir ürün deneyimi sunmamızı sağladı.

Bu vakadan çıkan dersler

  • Dar başlayın. Sahada en çok zaman kaybettiren birkaç işi seçmek, kapsamlı ama yarım bir sistemden daha hızlı değer üretir.
  • Rolü tasarımın merkezine koyun. Herkese her şeyi gösteren bir ekran kimsenin işine yaramaz.
  • Yetkiyi sunucuda kontrol edin. Arayüzde gizlemek güvenlik değildir.
  • Testleri baştan yazın. Maliyet ve stok gibi hesaplarda otomatik test, sistemi büyütmenin tek güvenli yolu.